Marimea unei arii protejate trebuie sa corespunda teritoriului terestru sau acvatic necesar pentru realizarea obiectivelor de management. Astfel pentru o arie de Categoria I, marimea trebuie sa fie aceea care sa asigure mentinerea integritatii ariei pentru a realiza obiectivele de management de protectie stricta, fie ca arie de baza sau zona de cercetare, fie pentru protejarea salbaticiei. In schimb, in ariile de Categoria II, granitele trebuie trasate suficient de larg ca sa contina unul sau mai multe ecosisteme integrale, nesupuse modificarilor ca urmare a exploatarii si locuirii. Pentru scopuri practice, Lista Natiunilor Unite include numai arii de cel putin 1000 ha sau 100 ha in cazul unor insule protejate integral, dar acestea sunt, intr-o oarecare masura,  cifre arbitrare.
Autoritatile care declara ariile protejate au obligatia sa vada daca managementul nu va fi perturbat de presiunile exercitate din zonele adiacente. Pot fi necesare aranjamente de management suplimentare si compatibile pentru acele arii, chiar daca nu sunt declarate ca parte a ariei protejate afectate.

Desi obiectivele primare de management vor determina categoria care va fi atribuita ariei protejate, planurile de management contin adesea zone de management pentru o varietate de scopuri care tin cont de conditiile locale. Pentru stabilirea categoriei corespunzatoare, cel putin doua treimi si preferabil mai mult din suprafata ariei trebuie sa fie gospodarite pentru scopurile primare, iar managementul zonei ramase nu trebuie sa intre in conflict cu acel scop primar. Cazurile in care parti ale unei singure unitati de management sunt clasificate legal ca avand diferite obiective de management sunt discutate la subcapitolul referitor la clasificari multiple.

Guvernele au o responsabilitate fundamentala de la care nu trebuie sa abdice pentru existenta si buna functionare a unui sistem national de arii protejate. Ele trebuie sa considere asemenea arii drept componente importante ale strategiilor nationale de conservare si dezvoltare durabila. Dar responsabilitatea  pentru managementul unor arii protejate individuale poate fi atribuita organizatiilor guvernamentale si non-guvernamentale centrale, regionale sau locale, sectorului privat sau comunitatilor locale. Ca urmare, aceste linii directoare sunt suficient de flexibile pentru autoritatea manageriala in cazul fiecarei categorii. Conditia este ca autoritatea desemnata sa fie capabila sa indeplineasca obiectivele de management. In practica, ariile protejate din Categoria I - III se afla de obicei in responsabilitatea unui organism guvernamental. Responsabilitatea pentru categoriile IV si V este atribuita adesea administratiilor locale, desi acestea lucreaza de obicei in cadrul legislatiei nationale.

La fel ca in cazul autoritatii de management, conditia cheie este ca tipul de proprietate sa fie compatibil cu realizarea obiectivelor de management ale ariei respective. In multe tari proprietatea apartinand unui organism public (fie el national sau local), sau unui NGO cu obiective de conservare, faciliteaza managementul si ca urmare este de preferat in conditiile Categoriilor I, II si III in particular. Oricum, aceasta situatie nu este universal adevarata si - in categoriile ramase - proprietatea particulara este cea mai comuna, adesea reprezentand forma predominanta de proprietate asupra pamantului. Mai mult decat atat, indiferent de proprietate, experienta arata ca succesul managementului depinde intr-o mare masura de dorinta si sprijinul comunitatilor locale. In asemenea cazuri, autoritatea de management trebuie sa aiba sisteme eficiente consultative si de comunicare si mecanisme eficiente care pot include stimulente pentru a asigura conformarea cu obiectivele de management.

Sistemul de categorii se intentioneaza sa opereze in acelasi mod in toate tarile pentru a facilita colectarea si procesare unor date comparabile si pentru a imbunatati comunicarea intre tari. Ca urmare, IUCN nu favorizeaza standarde diferite care sa fie aplicate in diferite parti ale lumii. Dar conditiile de stabilire si de management pentru ariile protejate variaza larg de la o regiune la alta, si de la tara la tara. De exemplu regiuni ca Europa, cu peisaje ocupate de asezari umane, gospodarite de mult timp si aflate in proprietate multipla, nu sunt, general vorbind, corespunzatoare pentru stabilirea ariilor protejate de Categoria II, cum sunt alte regiuni. Pe de alta parte, insa, conditiile in care se afla sunt mai adecvate pentru stabilirea ariilor apartinand Categoriilor IV si V.
Marea flexibilitate, inerenta acestor linii directoare, trebuie sa ajute aplicarea acestora in functie de conditiile variate aflate in diferite regiuni si tari.

Arii protejate de diferite categorii adesea sunt alaturate si uneori o categorie se gaseste in interiorul alteia. Astfel, multe Categorii V contin in interior arii de Categoria I si IV; altele se adauga ariilor de Categoria II. Unele arii de Categoria II contin arii de Categoria I a si I b. Acest lucru este in deplina concordanta cu aplicarea sistemului de clasificare, daca se dovedeste ca ariile respective sunt identificate separat pentru inregistrare si raportare. Desi beneficiile detinerii unei arii intregi in responsabilitatea unei autoritati manageriale sunt evidente, in unele cazuri, totusi, nu este cea mai buna solutie. in asemenea cazuri, stabilirea unor relatii de cooperare stransa intre autoritati este esentiala.

Ariile protejate nu sunt unitati izolate. Din punct de vedere ecologic, economic, politic si cultural ele sunt legate de ariile care le inconjoara. De aceea, planificarea si managementul ariilor protejate trebuie sa fie incorporate in planificarile regionale si suportate de politicile adoptate pentru zone mai largi. In scopul aplicarii sistemului de categorisire, acolo unde o arie este utilizata pentru a "tampona" sau a inconjura o alta, ambele categorii trebuie sa fie identificate si inregistrate separat.

Sistemul din 1978 a identificat categorii separate pentru Siturile Patrimoniului Mondial (natural) si Rezervatiile Biosferei. Acestea nu sunt categorii de management, ci desemnari internationale. Practic, aproape toate zonele apartinand Patrimoniului Mondial sunt desemnate la nivel national si ca urmare se vor inregistra ca una din cele sase categorii. Acelasi lucru este valabil si pentru Rezervatiile Biosferei, siturile Ramsar si alte arii desemnate in cadrul acordurilor regionale. Ca urmare, urmatorul principiu va continua sa se aplice: daca aria este identificata prin acorduri nationale pentru o protectie speciala, atunci trebuie sa fie inregistrata corespunzator in una din categoriile standard. Statutul sau special international va fi inregistrat, de exemplu, in Lista Natiunilor Unite si in toate publicatiile IUCN corespunzatoare.